E-Mails als Hauptkommunikationsmittel ist für viele Wissensarbeiter nicht mehr wegdenkbar: schnell, praktisch, einfach! Das Problem ist, dass man seinen Alltag sehr leicht um seine E-Mails herum organisiert
Ich habe es geschafft meinen heutigen Arbeitstag komplett unabhängig von meinen E-Mails zu organisieren und trotzdem alle Anfragen schnell und zeitnah zu beantworten. Viel besser noch: ich habe das sehr gute Gefühl, dass ich einen Überblick über offene E-Mails / Aufgaben habe und ich somit mit all meinen Geschäftspartnern verbindlich auftreten kann, weil ich weiß was offen ist und was bereits erledigt und daher archiviert werden kann.
Bild: So eine leere Inbox ist schon was Feines 🙂
Ein Teil des guten Gefühls kommt davon, dass man E-Mails nicht nur checkt, sondern sie bearbeitet / abarbeitet und sie danach erledigt sind. Man verliert keine Zeit mit dem subtilen Nachdenken (Was könnte ich jetzt antworten? Welche Anfragen sind noch offen? usw.)
Wie geht das?
Ich habe diese einfachen Grundregeln strikt befolgt und ich muss sagen, das Gefühl eines leeren Posteingangs ist sehr GUT 🙂
1. Schritt – Vorbereitung: man legt sich drei Ordner an, mit denen man zuknüftig arbeitet.
- Archiv
- Follow-Up
- Hold
2. Schritt – Initiales Aufräumen: Man verschiebt nun alle E-Mails aus dem Posteingang ins Archiv, die nicht mehr bearbeitet werden müssen.
Alle weiteren E-Mails, die ab jetzt eintreffen, werden in untenstehende Ordner sortiert und nach den Regeln weiter unten bearbeitet.
3. Schritt – 3 einfache Regeln beachten:
a.) man checkt seine E-Mails nur noch, wenn man mindestens 15-25 min. Zeit hat um die E-Mails auch wirklich zu lesen und genügend Zeit vorhanden ist, die E-Mails entweder direkt abzuarbeiten oder in die entsprechenden Ordner zu sortieren. Ich werde versuchen meine Mails nur 2-3x / Tag abzurufen.
b.) dauert die Erledigung einer Aufgabe, die in einer E-Mail an einen herangetragen wird weniger als 2 min. dann erledigt man die Aufgabe sofort bzw. schreibt sofort eine Antwort auf die Frage(n) in der E-Mail sofort (und in weniger als 2 min.!! => wenig Text!)
c.) man sortiert alle anderen E-Mails sofort in die folgenden Ordner und überprüft die Ordner “Hold” und “Follow-Up” regelmässig, z.B. einmal am Tag
Hier kommen alle E-Mails hinein, wenn man diese aus irgendwelchen Gründen aufbewahren möchte. E-Mails enthalten heutzutage ja viele wichtige Geschäftsinformationen, Verträge etc. und man kann viele E-Mails deshalb nicht einfach löschen
Wenn eine E-Mail eine gewisse Bearbeitungszeit hat (man muss länger als 2 Minuten darüber nachdenken oder schreiben), um antworten zu können oder eine Aufgabe dahinter steckt, die länger als 2 Minuten dauert, dann kommt die E-Mail in diesen Ordner. Beispiel: Kundenumsätze der letzten 2 Jahre in einem speziellen Segment müssen an Chef geschickt werden mit einem 3-zeiligen Kommentar zur persönlichen Einschätzung der Geschäftsentwicklung.
Wer eine To-Do Liste führt (ich nutze Things dafür), sollte diese Aufgabe auch dort vermerken, mit Things kann man die E-Mail wunderbar mit dem Eintrag in der To-Do Liste verknüpfen
In diesen Ordner schiebt man alle Nachrichten, die mit keiner Aufgabe verbunden sind, man möchte die Vorgänge, die hinter der E-Mail stecken nicht aus den Augen verlieren. Diesn Ordner überfliegt man regelmässig, z.B. einmal am Tag, und überprüft ob die Nachrichten noch in diesem Ordner bleiben kann (weil noch aktuell) oder ob z.B. nachgehakt werden sollte wenn der Kollege nicht wie versprochen geantwortet hat. Beispiel: Versandbestätigung Online-Shop.
Natürlich muss man sich nun auch noch Zeit nehmen für die Erledigung der Aufgaben in den Ordnern Hold und Follow-Up, man hat aber den Überblick, was tatsächlich noch bearbeitet / beachtet werden muss, da alles in diesen beiden Ordnern ist.
Weitere Vorteile:
- Leerer Posteingang = sehr gutes Gefühl
- Überblick über offene Vorgänge
- Keine “vergessenen E-Mails” => verbindlicheres Auftreten gegenüber Absendern
- Weniger / gar kein unbewusstes Grübeln mehr über nicht beantwortete E-Mails
- Sehr viel mehr Konzentration auf wichtige Aufgaben, weil man nicht ständig gegen die Flut von eintreffenden E-Mails ankämpft!
Mal sehen, wie lange ich das jetzt so durchziehen kann 🙂
Das oben beschriebene System habe ich zusammengefasst aus diesem Artikel in der Macworld und inboxzero.com
Bisher klappt es ganz gut mit dem System. Ich kann es also wirklich empfehlen. Leider ertappe ich mich immer wieder beim E-Mails lesen, wenn ich online gehe um alle E-Mails im Postausgang rauszusenden. Man will ja dann doch gleich alles verschicken, hier muss ich noch üben oder einen Prozess finden, wie Mails rausgeschickt werden, aber nicht direkt abgerufen!